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一场成功的线下活动你需要这样来策划!

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一、前期工作

第一个阶段可以试着构思一下活动轮廓:活动的理由和想要达成的效果。比如,活动是为了推荐新产品,目的是为了吸引用户,提高销售数量;又或者活动结合当下热点,就是所谓的借势营销,利用热点带动产品,目的是为了提高知名度,扩大品牌影响力。

结合上面这个思路,可以具体落实到以下几个流程:

1、面向目标受众,明确活动类型。

一般来说,你需要明白你的活动是为谁准备,这点是最为重要的,面向目标受众明确活动形式,是活动策划的第一步。

-如果目标受众是行业内从业者,活动类型可能是一场展会或者一场主题论坛。

-如果目标受众是自己的员工,活动类型可能就是一场年会或者内部联谊活动。

-如果目标受众是公司客户,活动类型可能就是一场答谢会或者新品发布会。

2、确认活动的规模和预算。

天数、人数、规格、预算

3、选择活动场地。

根据活动规模,勘察和确认合适活动的场地。一般来说,不要选取交通过于偏僻的地方。

4、选择搭建商或者策展公司(如需要)。

一般大型的活动,都需要引入搭建商或者策展公司。如果是特别小型的活动,一般而言不需要单独请搭建商或者策展公司。

5、活动主页制作,开启报名。

-确认主KV

-规划页面内容:活动介绍、活动时间、活动嘉宾、活动议程、报名系统、联系方式

-上线网站(最好页面移动端适配,便于分享到微信、微博能正常浏览)

如果您有开发人员,可以按以上步骤、内容设计开发网站,自己公司搭建活动平台加上人力相对维护和沟通成本较高,网上也有很多第三方平台不用任何编程知识就可以直接创建、发布活动收集报名数据的网站,省去一部分开发的人力。

二、中期工作

第二个阶段可以试着思考一下活动的详情。活动详情包括很多方面,比如:目标客户(活动对象)、活动时间、活动地点、活动主题、活动内容;往细点说,你还要考虑是不是要制作广告,加大宣传、是不是需要利用媒体力量,炒热活动声势、是不是需要在官网创建一个营销落地页,让潜在客户通过直接渠道看到活动预告。

结合上面这个思路,可以具体落实到以下几个流程:

1、进一步完善活动主页内容。

2、推广你的活动

制定推广主题,根据推广主题,制作相应物料,投放至各渠道,注意回收数据。(如果您没有自己的客户数据管理的平台,可以使用第三方客户管理工具。)

2.1常规的物料形式有:

平面海报、新闻稿、视频

2.2常规的推广渠道有:

-短信;

-邮件;

(小型活动可以准备几个手机号码和邮箱用来群发推广和通知,如果是比较正规的线下活动建议使用网上付费的邮件和短信群发工具,按照推广的步骤和时间节点发送营销短信和邮件,付费的短信和邮件群发软件给用户感觉会更正规,到达率也高,相应的报名效果也会更好,第三方平台的数据统计也比较强大和完善,利于做统计分析,网上这类的在线营销工具很多。)

-广告位;

-网站传讯、微博、微信;

-视频网站;

(在一些有一定流量的行业网站、微博平台、QQ群、微信群或其他入口投放广告和活动内容,内容或广告链接到活动主页,来引流报名。)

2.3对外市场合作

与相关机构或媒体进行置换或者进行联合推广,可以让你的活动被更多人注意到。

3、现场延展物料制作

例如展板、视频液晶屏露出画面、指引牌、会议流程单、会刊等

三、落地执行

第三各阶段是为了保证活动完美的展开,需要具体落实一些事项。所谓事项是指,比如:你需要拥有一份完整的观众名单;你需要提前给参加的来宾发送邀请函,告知时间、地点和内容(使用EDM发送邮件/使用SMS发送短信)。

结合上面这个思路,可以具体落实到以下几个流程:

1、提前1-15天,给报名的观众发提示性短信、邮件。

2、确认流程单和预案。

3、确认现场人员职能表和联系表。

人员职能包括总控、签到、客户接待、指引、流程把控等。

4、彩排及现场执行。

四、活动结束后

最后阶段:进行一个完美的收尾。比如:发送感谢函,让莅临者感受到你们满满的诚意;做个问卷评价,总结调研活动举办情况,并且可以结合撰写进总结报告中,方便对之后工作的改进。

结合上面这个思路,可以具体落实到以下几个流程:

1、给活动参与者和嘉宾发送感谢邮件和短信。

2、做用户满意度调查(如需)

3、会后二次传播。

将活动的精品内容,放在活动主页上,优化做二次传播,可以增大活动的影响力。

4、撰写活动总结。





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