策划阶段
根据需求制订会务解决方案与流程方案
着重解决客户关心的困惑点
通过展现直观视觉效果增加客户信心
制订行动计划表、流程进度表
经费预算包括
会务场地、会务场地搭建、会务场地AV装置与其他装置由圳翔文化提供
与会人员交通、住宿、游览
VI系统相关调计与制作可选择由圳翔文化提供
会务用品、与会人员礼品圳翔文化可推荐
演职人员可由圳翔文化负责外表演职人员、志愿者与其他会务相关工作人员
会务统筹管理服务人员
签约
会务筹备阶段
客户沟通、控制预算支出、根据行动计划表与流程进度表协调人员工作分配
流程策划
资料整理、流程创意、客户提案
设计
会议现场布置设计可由更专业的设计公司和圳翔文化公司共同商讨确定
筹备详细
场地搭建与AV由圳翔文化工司负责
交通解决方案如接机、护送贵宾由圳翔文化公司协助主办方工作人员
餐饮、住宿、浏览安排线路合理由圳翔文化协助主办方工作人员
印刷制作成品
礼品与其他会务用品确定
演职人员确定、志愿者确定
会务现场执行阶段
人员分工
会务现场总统筹人
负责现场人力、调度和总控，应急处理。客户沟通、供应商结算审核。
会场施工协调人
搭建、AV及会务相关物料由圳翔文化公司提前完成
交通方案协调人
接送机、穿梭巴士
接待系统协调人
签到处、酒店入住、叫早、用餐通知、会议通知、浏览通知
餐饮、会议、游览执行协调人
其他临时项目抽调人员管理
结算、总结
账目结算与尾款收取，圳翔文化公司制作项目单
客户反馈，认真听取客户意见努力办好每一次会
会务工作总结
